Dalam sebuah bisnis membutuhkan sebuah sistem terbaik dalam pengelolaannya termasuk dalam pengadaan barang yang di dalamnya terdapat proses permintaan, penawaran dan juga pembelian.
Bagi perusahaan yang memiliki anggaran tertentu dalam melakukan pengadaan barang, ada cara terbaik yang bisa dilakukan yaitu dengan menggunakan RFQ atau Request for Quotation. Dengan RFQ ini pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan akan sesuai dengan kebutuhan.
Let’s find out what RFQ is and how to make it.
RFQ Definition
Request For Quotation atau RFQ adalah sebuah proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan permintaan kepada pembeli kepada penyedia barang/jasa (vendor). Proses ini dilakukan untuk mendapatkan penawaran terbaik sesuai dengan spesifikasi dan anggaran perusahaan
Dalam permintaan penawaran tersebut berisi detail produk yang diinginkan baik barang, jasa ataupun sebuah proyek, anggaran yang tersedia. Lalu kemudian pihak vendor akan menyesuaikan spesifikasi barang dengan anggaran. Jadi, RFQ ini lebih terfokus pada estimasi biaya yang dibutuhkan terhadap permintaan.
The Benefits of RFQ
Beberapa manfaat yang akan didapat jika perusahaan Anda menggunakan RFQ :
1. Efektif dan Efisien
Request For Quotation efektif karena semua barang yang dibutuhkan tercantum dalam lembar penawaran. Sehingga dapat memudahkan vendor dalam menyediakan barang/jasa
2. Meminimalisir Resiko yang Tidak Diharapkan
Banyaknya resiko yang cukup merugikan antara vendor dan juga perusahaan yang juga dapat menghambat terpenuhinya pesanan seperti pembatalan, ketersediaan, perubahan harga dan lain sebagainya, membuat RFQ ini menjadi sangat dibutuhkan. Karena dengan RFQ ini hal-hal seperti itu dapat dicegah atau dihindari
3. Memudahkan Proses Pengadaan
Dengan RFQ perusahaan dapat melakukan pembelian barang dengan jumlah yang besar tanpa perlu khawatir dengan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan. Karena Anda akan dibantu untuk mencarikan barang atau jasa yang sesuai dengan spesifikasi atau keinginan
4. Menghemat Waktu
RFQ dapat memangkas langkah-langkah yang membutuhkan waktu yang lama, antara lain memilih produk, mengetahui lokasi, pemilihan vendor dan lain sebagainya. Anda cukup menuliskan kebutuhan secara detail pada RFQ dan Anda akan menerima barang atau jasa sesuai dengan permintaan Anda. Seluruh proses dari formulasi, mencarikan dan memberikan pilihan adalah para vendor.
How to Make RFQ?
RFQ ini secara umum dilakukan pada awal prosesi pengadaan barang. Setelah RFQ dibuat dan diajukan maka vendor akan memberikan daftar barang, jasa ataupun proyek. Lalu apa saya yang perlu dicantumkan dalam RFQ :
1. Spesifikasi atau Detail Harga Barang, Jasa ataupun Proyek
Tuliskan secara detail atau lengkap seluruh harga barang yang akan dibeli
2. Sertakan Spesifikasi Barang Atau Jasa
Wajib mencantumkan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan. Ini untuk memastikan agar semua pemasok melakukan penawaran atas barang dan jasa yang sama. Semakin detail dan spesifik maka penawarannya akan menjadi semakin akurat.
Selain itu, spesifikasi dapat digunakan sebagai dokumentasi yang terikat dengan hukum.
3. Bagi Vendor Wajib Menuliskan Informasi tentang Vendor
Vendor yang telah menerima RFQ biasanya menulis informasi yang sangat lengkap ketika merespon atau mendapatkan permintaan dari pihak pembeli, antara lain :
Pengalaman Vendor
Fleksibilitas
Track Record dari Vendor
Informasi lain yang menyatakan vendor dapat menyelesaikan proyek
RFQ bukanlah penawaran yang sudah pasti dari vendor. Selama proses ini belum terjadi kontrak, jadi bagi perusahaan yang sudah mengajukan RFQ namun belum atau tidak mendapatkan persetujuan, maka dapat mengajukan RFQ kepada vendor lain.
Jika Anda menginginkan aplikasi bisnis yang dapat membuat Request For Quotation dengan cara mudah, terintegrasi dan otomatis, Anda bisa mendapatkannya dengan mengkonsultasikan kebutuhan bisnis Anda kepada kami. Dan kami akan membantu Anda dengan tuntas.
