Manajemen Keusangan: Mengelola Bahan yang Kadaluarsa untuk Mengoptimalkan Sistem Inventaris

Mengapa Manajemen Keusangan Penting dalam Industri Saat Ini

Bayangkan ini: Anda masuk ke gudang pusat dan melihat deretan rak yang penuh dengan suku cadang, peralatan, dan material. Beberapa di antaranya tidak pernah dipindahkan selama bertahun-tahun. Rak-rak itu hanya teronggok di sana—mengumpulkan debu, menghabiskan ruang yang berharga, mengikat modal, dan bahkan mungkin terlupakan. Ini bukan hanya gudang Anda. Ini adalah masalah umum di berbagai industri seperti manufaktur, pertambangan, utilitas, dan lainnya.

Manajemen keusangan adalah tentang mengatasi masalah ini. Ini adalah proses mengidentifikasi dan menangani material yang sudah usang, tidak lagi digunakan, atau tidak lagi didukung. Bagi kita yang bekerja di bidang pemeliharaan, operasi, inventaris, atau pengadaan, mengetahui cara mengelola material usang bukan hanya sekadar "hal yang baik untuk dimiliki." Itu penting. Ini membantu menjaga operasi tetap ramping, anggaran ketat, dan memastikan bahwa suku cadang penting selalu tersedia saat Anda membutuhkannya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa arti keusangan dalam praktik, menjabarkan strategi untuk mengelolanya secara efektif, dan melihat kasus nyata di mana manajemen keusangan yang cerdas memberikan dampak besar. Baik Anda mengelola gudang penyimpanan, mengelola pabrik, atau mengelola inventaris di beberapa lokasi, panduan ini cocok untuk Anda.

1. Memahami Keusangan: Apa Itu dan Mengapa Itu Terjadi

Apa Itu Keusangan dalam Persediaan?

Keusangan terjadi saat material atau suku cadang tidak lagi berguna. Mungkin sudah diganti dengan sesuatu yang lebih baik. Mungkin peralatan yang didukungnya sudah tidak digunakan lagi. Atau mungkin sudah tidak lagi memenuhi standar atau peraturan saat ini. Singkatnya, barang usang adalah barang yang tidak lagi kita butuhkan—tetapi masih kita miliki.

Beberapa istilah kunci:

• Bahan Usang: Suatu bagian atau item yang tidak lagi digunakan, tidak memiliki kegunaan di masa mendatang yang dapat diperkirakan, atau tidak dapat didukung karena dihentikan produksinya atau kurangnya keahlian.
• Manajemen Keusangan: Pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, menilai, dan menghilangkan barang usang untuk mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi.
  

Jenis-jenis Keusangan

Tidak semua keusangan terlihat sama. Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan:

• Keusangan Teknis:Teknologi yang lebih baru dan lebih baik membuat komponen lama tidak relevan.
• Keusangan Fungsional: Barang tersebut tidak lagi sesuai dengan kebutuhan operasional saat ini.
• Keusangan Ekonomi: Biaya penyimpanan atau pemeliharaan barang lebih tinggi daripada nilainya.
• Keusangan Regulasi: Perubahan undang-undang atau standar keselamatan membuat item tersebut tidak sesuai dengan peraturan.
  

Mengapa Mengabaikan Keusangan Itu Mahal

Membiarkan bahan usang di rak bukanlah hal yang berbahaya. Menurut laporan Aberdeen Group tahun 2023, perusahaan dengan praktik usang yang buruk mengalami biaya penyimpanan hingga 15% lebih tinggi dan penundaan produksi 20% lebih banyak yang disebabkan oleh komponen yang tidak tersedia atau kedaluwarsa. Biaya tersebut tidak hanya mencakup ruang gudang—tetapi juga waktu henti, risiko keselamatan, dan hilangnya produktivitas.

2. Mengapa Manajemen Keusangan Bersifat Strategis, Bukan Opsional

Manfaat di Dunia Nyata

Ambil contoh berikut: Sebuah perusahaan pertambangan besar di Australia menemukan bahwa hampir sepertiga dari inventaris gudangnya sudah usang. Dengan meluncurkan inisiatif manajemen keusangan, mereka membersihkan tempat, menghemat biaya penyimpanan sebesar $2,5 juta per tahun, dan meningkatkan ketersediaan suku cadang penting.

Manfaatnya jelas:

• Tabungan Keuangan: Bebaskan modal dan turunkan nilai inventaris Anda.
• Kesederhanaan Operasional:Lebih sedikit kekacauan berarti pengambilan lebih cepat dan lebih sedikit kesalahan.
• Pengurangan Risiko: Materi yang ketinggalan zaman dapat menimbulkan risiko keselamatan atau kepatuhan.
• Tanggung Jawab Lingkungan: Pembuangan atau daur ulang yang tepat mendukung upaya keberlanjutan.
  

Setiap Bagian Memiliki Siklus Hidup

Setiap barang dalam inventaris memiliki siklus hidup: masuk sebagai material baru, digunakan lagi, menjadi standar, lalu akhirnya menurun. Jika Anda menemukan barang selama fase penurunan, Anda dapat mengambil tindakan sebelum barang tersebut menjadi beban.

3. Strategi Pengelolaan Material Usang

Langkah 1: Identifikasi Stok Usang

Mulailah dengan mencari tahu apa yang Anda miliki yang tidak lagi bergerak. Ini melibatkan:

• Meninjau data inventaris untuk menemukan komponen dengan sedikit atau tidak ada pergerakan selama 12–24 bulan.
• Menggunakan Analisis ABC/XYZ untuk memisahkan barang yang bergerak cepat dari barang yang bergerak lambat atau mati.
• Mendapatkan masukan dari tim pemeliharaan, teknik, dan pengadaan.

Sebagian besar sistem ERP atau inventaris modern dapat membantu menghasilkan laporan ini dengan cepat.

Langkah 2: Mengevaluasi Risiko dan Nilai

Hanya karena sesuatu bergerak lambat bukan berarti itu sudah ketinggalan zaman. Tanyakan:

• Apakah barang ini masih penting untuk perbaikan darurat?
• Apakah ada pengganti yang lebih baru dan kompatibel?
• Apakah pemasoknya masih membuatnya?
• Apakah masih memenuhi peraturan?

Misalnya, Anda mungkin menyimpan komponen yang jarang digunakan untuk sistem konveyor lama karena komponen tersebut penting dalam keadaan darurat. Itulah alasan penyimpanan terbatas atau "pembelian terakhir".

Langkah 3: Putuskan Apa yang Akan Dilakukan Dengannya

Setelah Anda mengkonfirmasi bahwa suatu item sudah usang, ada beberapa cara untuk menanganinya:

• Sampah atau Daur Ulang: Hancurkan barang-barang yang tidak sesuai atau tidak berguna, atau pulihkan bahan-bahan untuk digunakan kembali.
• Jual kembali atau Pengembalian: Jual barang yang masih bisa digunakan ke perusahaan yang menjalankan sistem lama atau kembalikan ke pemasok (jika memungkinkan).
• Menyumbangkan: Menawarkan stok berlebih ke sekolah atau pusat pelatihan.
• Klasifikasi ulang:Temukan penggunaan lain untuk bagian tersebut dalam organisasi Anda.
• Mencegah Keusangan di Masa Depan Sesuaikan titik pemesanan ulang dan tinjau pengaturan MRP untuk menghindari kelebihan stok.

Langkah 4: Dokumentasikan dan Tingkatkan

Manajemen keusangan yang efektif meliputi:

• Kebijakan dan alur persetujuan yang jelas.
• Audit inventaris terjadwal (triwulanan, setengah tahunan, dll.).
• Metrik seperti nilai stok usang, tingkat pembuangan, dan penghematan biaya.

4. Contoh Nyata Dari Industri

Kasus Sektor Energi

Sebuah perusahaan listrik besar memasukkan manajemen keusangan ke dalam strategi MRO-nya. Hasilnya:

• Kurangi persediaan usang sebesar 40% dalam 18 bulan.
• Menghemat biaya penyimpanan $1 juta per tahun.
• Meningkatkan ketersediaan suku cadang penting.
  

Kasus Manufaktur

Sebuah perusahaan otomotif global menggunakan analisis prediktif untuk mengidentifikasi barang-barang yang berisiko. Dengan menganalisis penggunaan, tahap siklus hidup, dan pembaruan pemasok, mereka dapat merencanakan pembelian terakhir dan mengurangi pemborosan—sebelum suku cadang menjadi masalah.

Apa yang Dilakukan Perusahaan Terbaik

• Membentuk tim lintas fungsi (pemeliharaan, rantai pasokan, keuangan).
• Bekerjasamalah secara erat dengan para pemasok untuk merencanakan penghapusan bertahap lebih awal.
• Gunakan perangkat lunak inventaris pintar dengan fitur pelacakan keusangan.
  

5. Bagaimana Teknologi Mendukung Manajemen Keusangan

Sistem inventaris modern—seperti SAP, Oracle, atau Panemu—dapat menandai item yang pergerakannya lambat, melacak tanggal terakhir yang digunakan, dan menghasilkan peringatan untuk ditinjau. Alat-alat ini memberi profesional MRO lebih banyak visibilitas dan kontrol.

Melangkah lebih jauh,analisis prediktif Dan Alat AIdapat menemukan pola untuk membantu memperkirakan barang mana yang akan segera usang. Menurut Gartner (2024), perusahaan yang menggunakan alat ini mengurangi stok usang hingga 35% dibandingkan dengan perusahaan yang hanya mengandalkan data masa lalu.

Memiliki bersih, konsisten data induk material juga merupakan kunci. Katalogisasi yang baik meningkatkan identifikasi komponen, menghubungkan ke item alternatif, dan memastikan semua orang—dari gudang penyimpanan hingga bagian teknik—berada pada halaman yang sama.

6. Mengatasi Kendala Umum

Orang-orang Tidak Ingin Melepaskan

Wajar bagi tim untuk menyimpan suku cadang "untuk berjaga-jaga." Namun, pola pikir ini menyebabkan kelebihan stok dan inefisiensi. Untuk mengubahnya, komunikasikan manfaatnya dengan jelas, libatkan pemangku kepentingan sejak awal, dan dukung keputusan dengan data.

Data yang Buruk Merugikan Pengambilan Keputusan

Jika catatan Anda tidak akurat atau ketinggalan zaman, akan sulit untuk mengelola keusangan. Jadikan pembersihan data sebagai tugas rutin, standarisasi deskripsi komponen, dan latih staf tentang praktik entri data yang baik.

Risiko vs. Biaya

Beberapa komponen berisiko untuk dilepaskan, terutama untuk sistem lama. Pendekatan yang seimbang—menyimpan cadangan strategis kecil untuk komponen penting—dapat membantu. Gunakan penilaian risiko untuk mendukung keputusan ini.

7. Membangun Budaya Proaktif

Mulailah dengan Kebijakan

Buat kebijakan formal yang mendefinisikan apa yang membuat suatu barang menjadi usang, siapa yang bertanggung jawab untuk memeriksanya, dan bagaimana keputusan dibuat.

Latih Tim Anda

Setiap orang yang terlibat—mulai dari staf gudang hingga perencana—harus memahami cara menggunakan sistem Anda, indikator apa yang harus dicari, dan cara meningkatkan masalah.

Teruslah Berkembang

Manajemen keusangan bukanlah proyek satu kali. Tinjau proses Anda secara berkala, ukur kinerja Anda, dan terus perbaiki pendekatan Anda.

8. Kasus Bisnis: Apa yang Anda Dapatkan

Keuntungan Finansial

• Biaya penyimpanan dan asuransi lebih rendah.
• Modal kerja lebih banyak.
• Kemungkinan pendapatan dari penjualan kembali atau daur ulang.
  

Efisiensi Operasional

• Gudang yang lebih bersih dan tertata.
• Lebih sedikit kesalahan pengambilan dan penundaan.
• Kepatuhan yang lebih baik terhadap standar saat ini.
  

Keberlanjutan

• Lebih sedikit sampah yang dibuang ke tempat pembuangan akhir.
• Penggunaan material yang lebih bertanggung jawab.
• Profil ESG dan tanggung jawab perusahaan yang lebih kuat.
  

9. Mengambil Tindakan: Dari Mana Memulainya

Berikut cara untuk mulai bergerak:

1. Menilai Inventaris Anda: Identifikasi stok lama atau tidak bergerak.
2. Bentuk Tim: Libatkan pemangku kepentingan lintas departemen.
3. Tetapkan Sasaran: Tentukan seperti apa kesuksesan itu (misalnya, kurangi stok usang sebesar 25%).
4. Proses Dokumen: Buat SOP yang jelas untuk peninjauan dan pembuangan.
5. Gunakan Alat Anda: Memanfaatkan sistem untuk data, peringatan, dan pelaporan.
6. Lacak KPI: Mengukur nilai stok usang, tingkat pembuangan, dan penghematan.
   

10. Pemikiran Akhir: Keunggulan Operasional Dimulai di Sini

Manajemen keusangan lebih dari sekadar tata graha—ini adalah strategi yang meningkatkan efisiensi, memangkas biaya, dan membantu memenuhi tujuan keberlanjutan. Seiring dengan modernisasi industri dan evolusi teknologi, mereka yang mengelola keusangan dengan baik akan memiliki keunggulan kompetitif.

Mulailah dengan sederhana. Catatlah. Libatkan tim Anda. Bangun sebuah proses. Dan tingkatkan seiring berjalannya waktu. Hasilnya akan berbicara sendiri—dalam pembukuan, operasi, dan laba bersih Anda.