Struktur Kode Barang: DNA Inventaris Industri

Di setiap gudang, pabrik, atau toko perawatan yang Anda masuki, ada bahasa tak kasat mata yang mengalir melalui setiap label rak, label tempat sampah, dan layar ERP. Bahasa itu tidak diucapkan dengan kata-kata, melainkan dengan serangkaian karakter — sebuahkodeyang secara diam-diam memberi tahu sistem (dan orang-orang yang memahaminya) secara pasti benda apa itu, di mana tempatnya, dan bagaimana benda itu harus diperlakukan.

Struktur Kode Barang lebih dari sekedar sistem identifikasi. Ini adalah DNA dari basis data material Anda— sebuah kerangka kerja yang memungkinkan setiap mur, paking, papan sirkuit, atau kit servis dikenali dengan presisi sempurna. Tanpanya, catatan material akan berantakan: barang duplikat, pesanan yang salah, perbaikan yang tertunda, dan kelebihan stok yang mahal.

1. Apa Sebenarnya Struktur Kode Barang

Bukan hanya sekedar “sebuah kode” — tapi sebuah metode sistematis dan seragam menetapkan pengenal unik untuk setiap item di katalog Anda.

Struktur kode yang dibangun dengan baik biasanya menjawab tiga pertanyaan penting secara sekilas:

1. Kategori– Apa jenis barangnya?
2. Spesifikasi– Apa yang membuat barang ini berbeda dari barang lain dalam kategori yang sama?
3. Urutan– Di mana posisinya dalam rangkaian katalog yang lebih besar?

Anggap saja itu sebagai padanan industri dari sidik jari— tidak boleh ada dua hal yang sama, dan masing-masing harus mengarah ke catatan material yang sangat spesifik dan tervalidasi.

2. Anatomi Kode Barang

Kode item yang efektif bukanlah kode yang acak; melainkan direkayasa.

Berikut adalah contoh MRO industri yang umum:

ABC-125-4567

Perincian:

• ABC→ Pengidentifikasi kategori (misalnya, "Bearing")
• 125→ Kode atribut (misalnya, ukuran atau jenis material)
• 4567→ Nomor urut atau pengenal unik

Prinsip yang telah diuji di lapangan:

• Simpan saja konsisten panjangnya (misalnya, selalu 10 karakter).
• Menghindari pola alfanumerik yang ambigu (misalnya, huruf “O” vs angka “0”).
• Pastikan itu dapat dibaca sistem untuk ERP/EAM Anda.

3. Aturan Lapangan yang Menjaganya Tetap Berfungsi

Struktur kode item yang dirancang dengan baik haruslah:

• Unik– Tidak ada dua item yang memiliki kode yang sama.
• Non-intelijen atau Semi-intelijen– Jangan membebani kode dengan terlalu banyak makna; kolom deskripsi memuat detail tersebut.
• Distandarisasi di Seluruh Situs– Flensa di Pabrik A harus memiliki format kode yang sama dengan flensa di Pabrik B.
• Dapat diskalakan– Mampu menampung ribuan entri baru tanpa merusak pola.

Kasus Penggunaan Fungsional:

Dalam operasi penambangan multi-situs, “Selang Hidrolik” di satu situs diberi kode sebagai Nomor HYH-200-0087, sementara situs lain menggunakan HH-87-200 Ketidakcocokan ini menyebabkan pesanan ganda dan laporan inventaris yang salah. Struktur kode terpadu memecahkan masalah ini, memangkas waktu tunggu pengadaan hingga 12%.

4. Mengapa Struktur Penting dalam Operasi Nyata

Tanpa adanya kekuatan Struktur Kode Barang, risiko berikut muncul:

• Item Duplikat– Barang yang sama terdaftar dengan kode yang berbeda.
• Kesalahan Penebaran Stok– Barang yang dikirim salah karena kebingungan kode.
• Pelaporan yang Tidak Efisien– Analisis pengeluaran menjadi tidak akurat.
• Kegagalan Kepatuhan– Audit regulasi gagal karena data yang tidak konsisten.

Kasus Penggunaan Fungsional:

Sebuah pabrik petrokimia yang menjalani audit keselamatan menemukan 14% stok APD terdaftar dengan kode yang salah. Koreksi struktur kode tersebut tidak hanya lolos audit tetapi juga mengungkap kelebihan stok senilai $78.000.

5. Membangun Struktur Kode Item yang Berfungsi

Ini dia pendekatan lapangan yang terbukti untuk merancang sistem kode:

Langkah 1 – Tentukan Logika Kode Anda

• Putuskan apakah kode Anda akan numerik, alfanumerik, atau hibrida.
• Pilih antara cerdas (kode menyematkan atribut) atau tidak cerdas (kode acak, atribut ada di bidang lain).
  

Langkah 2 – Standarisasi Panjang dan Format

• Contoh: Selalu XXX-XXX-XXXX di mana setiap blok memiliki makna yang jelas.
  

Langkah 3 – Buat Aturan Tata Kelola

• Siapa yang membuat kode baru?
• Siapa yang memvalidasinya?
• Bagaimana duplikasi diperiksa?
  

Langkah 4 – Uji Sebelum Peluncuran

• Jalankan simulasi di ERP Anda untuk memeriksa konflik dan kinerja pencarian.

6. Struktur Umum dalam Industri

Here are some field-proven formats:

1. Angka Panjang Tetap
   Contoh: 1002003456

• Kelebihan: Sederhana, mudah untuk sistem.
• Penggunaan: Bagian bervolume tinggi, variasi rendah.
  

• Kelebihan: Pengenalan manusia lebih mudah.
• Penggunaan: suku cadang MRO.
  

• Kelebihan: Beberapa data terlihat dalam kode.
• Penggunaan: Barang habis pakai yang bergerak cepat.

7. Integrasi dengan ERP dan Katalogisasi

Struktur kode tidak berguna jika tidak berfungsi dengan lancar di dalam sistem Anda.

Praktik terbaik:

• Sematkan aturan format ke dalam ERP/EAM sehingga kode yang salah ditolak.
• Tautkan kode item ke deskripsi material,UNSPSC, Dan bidang spesifikasi.
• Gunakan skrip validasi atau perangkat lunak katalogisasi untuk mencegah duplikasi.

Kasus Penggunaan Fungsional:

Sebuah perusahaan minyak & gas mengintegrasikan aturan struktur kode item ke dalam SAP MM. Kode apa pun yang tidak cocok dengan aturan struktur kode item XXX-XXX-XXXX Pola tersebut diblokir secara otomatis, mengurangi entri buruk hingga 96% dalam enam bulan.

8. Permainan Panjang: Tata Kelola dan Disiplin

Membuat struktur kode adalah bagian yang mudah —menjaganya tetap bersih adalah pekerjaan yang nyata.

Hal ini memerlukan:

• Tim Data Master Terpusat untuk menyetujui semua kode baru.
• Audit Data Berkala untuk menangkap ketidakkonsistenan.
• Pelatihan untuk siapa saja yang meminta, membuat, atau mengedit catatan material.

Jika dilakukan dengan benar,Struktur Kode Barang berubah dari latihan teknis yang membosankan menjadi jalur kehidupan sistem inventaris Anda Bahasa ini menjaga koherensi toko MRO Anda, keakuratan ERP Anda, dan sinkronisasi rantai pasokan Anda. Dan seperti bahasa yang baik lainnya, kekuatannya terletak pada konsistensinya.

Jika Anda membutuhkan database material Anda untuk berbicara dengan jelas dan tepat, Panemu Cataloguing Service menyediakan kerangka kerja pengkodean item yang telah diuji di lapangan, sementara SCS Key Feature memastikan bahwa struktur tersebut ditegakkan, dipelihara, dan siap untuk tumbuh bersama bisnis Anda — sehingga kode Anda tetap bersih dan berfungsi dalam sepuluh tahun seperti pada hari pertama.